Das Werkzeug für die vier Felder ordnet Aufgaben mit zwei getrennten Fragen: „Wie wichtig ist das für das aktuelle Ziel?“ und „Muss es jetzt erledigt werden?“ Daraus entstehen vier Listen – wichtig und dringend, wichtig und nicht dringend, unwichtig aber dringend, unwichtig und nicht dringend – samt Aufwand, Verantwortlichen, Terminen und Begründung der Einstufung. Es bewertet nicht die Leistung von Personen und schiebt Pausen, Betreuungsarbeit oder Beziehungspflege nicht automatisch in die vermeintlich wertlose Spalte.

Wer im Bearbeitungsbereich die Markierung für wichtig oder dringend umstellt, verschiebt die Karte; alternativ lassen sich Karten auf der Zeichenfläche ziehen, um beide Markierungen zu ändern. Der Export umfasst Grafik und eine nachprüfbare Liste, JSON stellt den bearbeitbaren Stand wieder her.

1. 01Halte Ziel und verfügbare Kapazität dieser Runde fest, etwa „Das Kursprojekt in einer Woche abschließen und feste Betreuungszeiten freihalten“. Ziehe zuerst bekannte Verpflichtungen ab und trage erst danach die planbaren Stunden ein.
2. 02Zerlege große Vorhaben in Aufgaben mit überprüfbarem Ergebnis. „Abgabeformat prüfen und Erstentwurf hochladen“ lässt sich besser schätzen und einplanen als „Hausarbeit fertigstellen“.
3. 03Beurteile Wichtigkeit und Dringlichkeit getrennt und notiere die Begründung. Dringlichkeit kann aus einem echten Termin stammen oder nur aus der Ausdrucksweise anderer – beides ist zu unterscheiden.
4. 04Erfasse Aufwand, Verantwortliche und Plandatum. Gerade wichtige, nicht dringende Punkte brauchen ein konkretes Zeitfenster; was andere übernehmen sollen, benötigt deren Bestätigung, statt einfach in eine Spalte gezogen zu werden.
5. 05Prüfe, ob der Aufwand der offenen Punkte die Kapazität übersteigt, und arbeite Hinweise zu fehlender Verantwortung, fehlendem Datum oder fehlender Schätzung ab. Reicht die Zeit nicht, passe Umfang, Frist oder Mittel an, statt Überlast mit einer geänderten Einstufung zu verdecken.
6. 06Exportiere Vierfelder-PNG/SVG und Markdown-Liste und sichere zusätzlich ein JSON-Backup. Prüfe in der nächsten Runde mit neuen Informationen nach, statt die Einteilung dauerhaft festzuschreiben.

Diese Anordnung wird meist Eisenhower-Matrix genannt. Die Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit im modernen Zeitmanagement findet sich breit bei Stephen R. Covey sowie A. Roger Merrill und Rebecca R. Merrill in „First Things First“ und in den Erläuterungen der Time Matrix bei FranklinCovey.[1][2] Ein populärer Name bedeutet jedoch nicht, dass sich eine bestimmte Oberfläche oder ein Algorithmus eindeutig einer Person zuschreiben lässt.

Die beiden Achsen sind unabhängig: Dringlichkeit beantwortet, wann etwas erledigt werden muss; Wichtigkeit beantwortet, welchen Einfluss etwas auf Ziele, Zusagen und Werte hat. Wer beides getrennt beurteilt, verhindert, dass langfristige Vorbereitung, Vorbeugung und Lernen von akuten Anfragen vollständig verdrängt werden. Das ist ein Rahmen zur Steuerung von Aufmerksamkeit, keine psychometrische Skala; das Werkzeug leitet aus Text nicht ab, ob eine Aufgabe wichtig ist.

Im Vergleich zur Impact-Aufwand-Matrix werden hier erwarteter Nutzen und Umsetzungskosten nicht gegenübergestellt; im Vergleich zum Kalender prüft es keine Terminkonflikte; im Vergleich zu MoSCoW legt es nicht fest, welche Anforderungen einer Lieferung unverzichtbar sind. Nach der Einstufung sind weiterhin Ressourcen und Termine einzuplanen. Alle Aufgaben als wichtig und dringend zu markieren, offenbart nur, dass Ziele und Kapazität noch nicht abgestimmt sind, und schafft keine zusätzliche Zeit.

Eine Lieferwoche im Projekt kann enthalten: heute das blockierende Problem vor der Abgabe beheben, einen noch nicht fälligen Wiederherstellungstest einplanen, die Sichtung von Unterlagen koordinieren, die eine benannte Kollegin übernehmen kann, und klären, ob eine wiederkehrende Besprechung ohne klaren Zweck entfällt. Entscheidend ist nicht, die Einteilung abzuschreiben, sondern für jeden Punkt eine konkrete Begründung und ein Fertigstellungsergebnis zu notieren.

Ein Beispiel: Drei offene Aufgaben sind mit 3, 4 und 2 Stunden geschätzt, verfügbar sind 8 Stunden. Die Summe 3+4+2=9 Stunden übersteigt die Kapazität bereits; ein Verschieben im Diagramm ändert daran nichts. Stattdessen sind Umfang, Termine oder Mittel zu verhandeln. Die Zahlen dienen nur der Kapazitätsprüfung und sind kein allgemeiner Arbeitsstandard.

Ein zweites mitgeliefertes Szenario legt Prüfungsvorbereitung und Familientermine in dieselbe Planungsrunde und erinnert daran, bestehende Verpflichtungen zu berücksichtigen. Nur weil Betreuung keine Kennzahl für Arbeitsleistung hat, ist sie nicht automatisch unwichtig.

• Maximal 80 Aufgaben.

• Einstufung, Aufwand und Status stammen aus deiner Eingabe; das Werkzeug liest keinen Kalender, versendet keine Erinnerungen und nimmt keine Delegation für andere an.

• Die Kapazitätsübersicht ist eine Additionsprüfung, keine Ressourcenplanung und keine Berechnung des kritischen Pfads.

• Parallele Aufgaben, Wartezeiten und Umrüstkosten sind gesondert zu benennen.

• Auf dem Smartphone wechseln Bearbeitungsbereich und Zeichenfläche über Tabs, die Exportleiste bleibt verfügbar; ohne Ziehen lässt sich dieselbe Änderung über die Markierungen im Bearbeitungsbereich erreichen.

• CSV dient der Ansicht einer ausgewählten Tabelle, für die vollständige Wiederherstellung nutze JSON.

Wer „wer am lautesten drängt“ als einzigen Dringlichkeitsgrund nimmt, übersieht womöglich echte Fristen; wer „unwichtig, aber dringend“ als Freibrief versteht, Aufgaben ohne Absprache abzugeben, ignoriert die Kapazität der anderen Seite. Langfristige Projekte, die dauerhaft nur einen großen Punkt führen, ohne den nächsten Schritt zu zerlegen, bleiben gern für immer im Feld „wichtig, nicht dringend“ liegen. Und wenn Erholung nötig ist, sollte man diese Zeit nicht streichen, nur damit das Bild effizienter wirkt.

• Persönliche Wochenplanung, Prüfungsvorbereitung, Aussortieren von Aufgaben vor einer Lieferung, Kapazitätsdiskussionen im Team und Abstimmung von Familienterminen.
• Bei Abhängigkeiten zwischen mehreren Teams, Schichtplänen oder Ressourcenkonflikten dient die Vierfelder-Ausgabe als Eingabe für die weitere Terminplanung, nicht als fertiger Plan.

Einstufung, Zeichnen, Speichern und Export laufen lokal im Browser, ein Konto ist nicht nötig. Browsercache-Bereinigungen oder Speichergrenzen können den Entwurf auf diesem Gerät unbrauchbar machen; sichere daher das JSON. Ein Teilen-Link enthält die Aufgaben und ist für Empfänger lesbar, also kein verschlüsselter Arbeitsraum; entferne vor dem öffentlichen Teilen persönliche Daten und vertrauliche Absprachen.

[1] FranklinCovey: Wichtigkeit, Dringlichkeit und die Time Matrix. Dieses Werkzeug greift die Idee der Einteilung auf und übernimmt die auf der Seite genannten neurowissenschaftlichen oder werblichen Aussagen nicht als Zusage.(abgerufen am 2026-09-22)

[2] Covey, Merrill und Merrill: „First Things First“, Verlagsnachweis mit Auszug. Behandelt die Lücke zwischen Zielen, Beziehungen und tatsächlicher Zeiteinteilung.(abgerufen am 2026-09-22)